合理計劃顯成效,“三精”管理破紙張采購難題

每年，印刷企業單體的紙張采購規模就有數千噸甚至數萬噸，使用的資金規模也達到了數千萬元甚至數億元。印刷業屬于產業鏈中游，企業的利潤來源以印制加工費為主，但從產品服務屬性來看，紙張成本就占到產品成本的一半甚至更多，紙張采購及管理中若發生變動，可能會造成紙張采購高成本吞噬部分加工利潤，紙張壓庫占用寶貴資金，為企業發展帶來巨大負擔。
為此，筆者建議印刷企業從精準營銷、采購實施及庫存消化等方面入手，推進紙張采購的精細化管理，為有效控制企業運營成本打下基礎。面對印刷產業升級發展趨勢，紙張精細化采購管理將促進印刷企業告別粗放的發展模式，實現企業的科學發展和綠色發展。
精準營銷夯實采購基礎
營銷信息的真實準確是確保后續工作推進的基礎，所以營銷部門在業務接洽過程中要準確地向采購部門反饋采購紙張的品牌、種類、規格、數量等有效信息，確保后續工作有序推進。
目前，從印刷行業發展的生態來看，由于競爭的日益激烈與客戶要求的不斷提高，尤其是交貨周期縮短等要素直接壓縮了企業的生產周期，同樣也壓縮了紙張采購周期。在大批量印制訂單中，迫于紙張生產及采購周期影響，企業的采購部門往往會根據營銷給出的信息開展采購準備工作，在流程管理不規范的情況下甚至還會出現印制加工合同尚未簽訂，但相關的紙張材料已完成采購并準備就緒的情況。
若客戶需求沒有發生變化，則相關工作可以順利推進，若客戶需求發生變化，則這些采購的紙張壓在庫中，占用資金、庫位等資源，增加了企業運營成本。所以，營銷部門一定要為采購部門提供準確、真實、有效的采購信息。
精細采購切實控制成本
紙張采購的精細化管理，是指建立規范的采購流程制度，完善監督機制，優化審批流程，切實做到采購環節與業務信息及生產需求的有機結合，在綜合考慮資金、倉儲等方面成本的基礎上，力爭實現相關紙張安全庫存以外的零庫存，以切實控制印制服務的總成本。
目前，大型紙張生產廠家往往通過各級分銷代理商來完成終端銷售，中小型印刷企業都是向相關品牌紙張代理商采購紙張，議價空間較小，采購成本較高。規模較大的印刷企業則通過招標采購的形式與不同的大型紙張供應商以周期性采購合作協議的方式建立穩定的合作關系，在合同中約定了紙張的品質、價格、物流、賬期、售后服務、技術支持等要素，既可以比較價格，還可以防止單一供應商突然斷貨而影響采購。
印刷企業通過與大型紙張供應商的合作，可以獲得紙張授信、倉儲、物流、賬期等方面的優惠，實現企業在紙張采購管理環節成本的最小化。
精心管理庫存提高效益
紙張庫存是印刷企業規范運營管理水平的體現，精心有序地推進紙張庫存管理，有效提升印刷企業的經濟效益。
其實，精心做好庫存紙張的信息管理是消化庫存的基礎。企業定期盤點紙張庫存，由倉庫管理人員將庫存紙張以品牌、種類、數量、規格等信息建立檔案，并將庫存信息與營銷部門共享，使得營銷部門在業務接洽及生產訂單下達時考慮紙張庫存的消化因素，避免采購部門重復采購或過量采購，在減少資金占用的同時釋放了倉庫空間，提高了企業的運營效益。


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